最も組織化された人々が毎日行う6つのことクレジット：Gregor Schusterあなたの人生は忙しいです。 仕事と生活のバランス 挑戦です。あなたは自分自身を非常に薄く広げているように感じ、あなたは姿を消し始めています。
私たちのほとんどはそのように感じています。しかし、私たち全員ではありません。 最も組織化された人々はそうしません。
NYTのベストセラー作家および神経科学者として ダニエル・J・レヴィティン 彼が出会ったVIPは、散らばっていて必死に見えない、と説明します。
彼らは落ち着いていて、 涼しい そして「今のところ」、9つのことをジャグリングせず、午後7時までに行われることを心配していません。
理由を理解するのは難しいことではありません。彼らには助けがあります—これらのことを世話する補佐官と助手がVIPが「その瞬間」にいることができるようにします。
科学研究者としての私の仕事の過程で、私は知事、閣僚、音楽の有名人、そしてフォーチュン500企業のトップに会う機会がありました。彼らのスキルと成果はさまざまですが、グループとして、1つのことが非常に一定しています。私は、彼らが他にどこかにいる必要があるのか、それとも他の誰かと話す必要があるのかを心配する必要がないことがどれほど解放的であるかに繰り返し感銘を受けました。彼らは時間をかけてアイコンタクトを取り、リラックスし、話している相手と本当に一緒にいます。彼らのスタッフ（外部の注意フィルター）は、これが彼らの時間を使うべき最良の方法であるとすでに彼らのために決定しているので、彼らはその瞬間に話し合うべきもっと重要な誰かがいるかどうか心配する必要はありません。
あなたと私はマルチタスクを実行し、すべてを成し遂げるために物事を短くしなければならないので、素晴らしいはずです。
しかし、ここに問題があります。 あなたもそのようになることができます。また、10人のスタッフは必要ありません。
それで、あなたのアシスタントは誰ですか？あなたはそうです。では、VIPは誰ですか？あなたはそうです。 （はい、私はあなたにスプリットパーソナリティを開発することを積極的に奨励しています。）
事前に十分な計画を立てておけば、米国大統領と同じように落ち着いて組織化されていることを確認できます。
（最も生産的な人々が行うことの詳細については、をクリックしてください ここに 。）
事前にいくつかのシステムを導入する必要があります。最初のステップは何ですか？
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1）VIPの頭脳は空です。そして、それは良いことです。
米国大統領は必死に彼のやることリストを思い出そうとはしていません。
彼はスタッフに次に来るすべてのものを外注しているので、彼は自分の目の前にあるものに100％集中することができます。
いいえ、補佐官のグループはありませんが、それでも使用できる重要な原則があります。 あなたの頭からそれを取り出します。
組織化の負担を私たちの脳から外の世界に移します…それらを書き留めることで頭から離れ、集中したいことに集中するのを妨げている混乱を脳から取り除きます。
心配していること、やること、心配事はすべて1か所に書き留められます。
1。自宅のメモ帳、オフィスのiPad、メールの受信トレイ、モニターの付箋、信頼性の低いメモリに散らばっていません。
その散乱は、あなたが何かを忘れたかどうか疑問に思います—そして研究はそれを示しています 不安を生み出す 。
だからあなたの頭からそれを1つのリストに入れてください。その後、 物事を成し遂げる 著者デビッドアレンは言う それを4つのカテゴリーに分けます：
- やれ
- 委任する
- それを延期する
- もうやめろ
これらの4つのリストができたら、実際に何をする必要があるかがわかり、すべてが1か所にまとめられます。そのリストを持っているだけで、VIPクールへの大きな一歩です。
なぜこれが機能するのですか？その背後にはいくつかの神経科学があります。物事を書き留めると、「リハーサルループ」が無効になります。
重要なこと、特にTo Doアイテムが頭に浮かぶと、それを忘れてしまうのではないかと心配しているので、脳はそれをリハーサルし、認知心理学者が実際にリハーサルループ、眼球のすぐ後ろの前頭皮質と脳の中心にある海馬をつなぐ脳領域のネットワーク…問題は、それがうまく機能しすぎて、私たちがそれらに注意を向けるまでアイテムをリハーサルし続けることです。それらを書き留めることで、リハーサルループに暗黙的および明示的な許可を与えて、それらを手放し、神経回路を緩和して、他のことに集中できるようにします。
調査によると、物事を未完成のままにして心配すると、実際には あなたをバカにする 。解決？ それをすべて書き留める 。
（歴史の偉大な天才がノートブックをどのように活用するかについての詳細は、 ここに 。）
だから、あなたはあなたの脳からすべてのやることをリストに載せました。何を委任、延期、削除できるか、そして実際に何をする必要があるかを知っています。
さて、穏やかなVIPのように、どのように1日を過ごしますか？
2） 'ミスター大統領、あなたの次の会議はもうすぐ始まります」
米国大統領は時計をチェックしていません。彼は分単位で予定されており、補佐官はいつ行くかを彼に伝えます。
アシスタントがいない場合でも、スマートフォンにはアラームとリマインダーがあります。
時間管理には、リマインダーを使用して未来を構築することも必要です。つまり、現在の時間を管理する秘訣の1つは、将来のニーズを予測して、常にスクランブルやキャッチアップを続けないようにすることです。
皮肉なことに、あなたの電話はおそらく重要でないテキスト、電子メール、およびステータスの更新であなたを邪魔しますが、あなたの日の重要な優先事項についてではありません。
カレンダーを事前に整理して、すべてのアクションを刻々と指示できるようにしている人はほとんどいません。
キーは何ですか？ アラームはやることリストでは機能しません。
なので カルニューポート カレンダーのすべてのToDoに時間のブロックを割り当てることをお勧めします。 次に、実際に実行できる量を測定できます。
スケジューリングを行うと、実際にどれだけの時間がかかり、どれだけ時間がかかるかという現実に直面することになります。全体像を見ると、就業時間の空き時間ごとに生産的なものを得ることができます。あなたはより多くの仕事を詰め込むだけでなく、あなたがそれを最もよくすることができる場所に仕事を置くことができます。
あなたはそうする可能性が低い 先延ばし 決定がすでに行われているため、アクティビティに時間のブロックが割り当てられている場合。
そして、時間ブロックができたら、VIPになることができます。 アラームを使用すると、次のことを思い出すことができるので、心が落ち着きます。
（成功した人々が毎日フォローするスケジュールの詳細については、をクリックしてください ここに 。）
私はあなたの何人かが何を考えているか知っています： しかし、私は中断されます。気が散る。
しかし、中断に対処する方法があります—たとえあなたが人々をあなたのオフィスから遠ざけるためのシークレットサービスの詳細を持っていなくても。
3）フィルターを設定する
毎朝、大統領は彼の下にある機関から彼が知る必要があるすべてを含む極秘文書を受け取ります。
重要なのは、ドキュメントに含まれているものではなく、含まれていないものです。ステータスの更新50件、ツイート100件、猫の写真10件、重要でないメール1000件です。
彼は重要なことに集中することができます。なぜなら、彼はそうでないことに気を取られていないからです。 その間、あなたはおそらく情報に圧倒されていると感じるでしょう。
今日、私たちの注意フィルターは簡単に圧倒されます。成功した人々、またはそれを買う余裕のある人々は、注意のフィルターを狭めることを仕事とする人々の層を採用しています。つまり、企業の長、政治指導者、甘やかされて育った映画スターなど、時間と注意が特に貴重な人々には、前頭前野の注意フィルターの機能を複製して洗練し、効果的に自分の脳を拡張する周囲の人々のスタッフがいます。
「情報過多です！」と叫びます。しかし、テクノロジーの先見性として クレイ・シャーキー 言う、 'それは情報過多ではありません。フィルターの故障です。」
あなたの注意は限られており、価値があります。あなたはより少ない情報を必要とします。良いフィルターが必要です。
私たちの脳には、取り込んだ情報を処理する能力がありますが、コストがかかります。些細なことと重要なことを区別するのに苦労する可能性があり、このすべての情報処理は私たちを疲れさせます。ニューロンは代謝を伴う生細胞です。彼らは生き残るために酸素とブドウ糖を必要とします、そして彼らが一生懸命働いているとき、私たちは疲労を経験します…
良いローテクソリューションは 一日の一部を隠す 。 私は心臓発作と同じくらい深刻です。人々があなたに連絡できない場所に行き、しっかりした仕事を成し遂げましょう。
それはすべての人にとっての選択肢ではありません。わかった。問題ない。しかし、テクノロジーが情報でいっぱいになっていると感じる人々は、テクノロジーを間違って使用しています。
DVRのようなテクノロジーを使用して、通信をタイムシフトします。 人々は、彼らが望むときではなく、あなたが望むときにあなたに連絡するべきです。
指定された 'ですべての通信を処理します バッチ '：メールやボイスメールなどをチェックする時間の設定。
「それはできない」と言う人もいます。しかし、あなたはおそらくあなたが思っている以上にそれをすることができます、特に一日の早い時間と遅い時間。
たぶんあなたの上司はあなたにばかげて反応することを望んでいます。結構です。 上司のメールだけがすぐに通過するようにメールフィルターを設定します。
…ほとんどの電子メールプログラムや電話で電子メールフィルタを設定して、メールをすぐに受け取りたい特定の人を指定できますが、他のメールは、処理する時間があるまで受信トレイに蓄積されます。そして、本当に電子メールから離れることができない人々にとって、別の効果的なトリックは、特別なプライベート電子メールアカウントを設定し、すぐにあなたに連絡できる必要がある少数の人々だけにそのアドレスを与えることです。指定された時間にのみ他のアカウントを確認してください。
（ワークライフバランスを実現する方法の詳細については、をクリックしてください ここに 。）
そのため、リマインダーとフィルターが用意されており、心配する必要はもうありません。
しかし、座って仕事をしていると、まだやることが多すぎることに気づきます。決定が非常に多い場合、どうすれば落ち着くことができますか？
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4）「十分に良い」の信じられないほどの力
大統領はほとんど決定を下しません。彼の下で働いている何千人もの人々がそれらを処理するので、大きなものだけが彼の議題に泡立ちます。
しかし、あなたの下で何千人もの人々が働いていないことを考えると（または多分 どれか そのことについては）あなたはすべての決定、ビジネスおよび個人を処理します。
私が前に言ったように、 ' すべてをやろうとするのをやめれば、何でもできます。 「すべてについて完璧主義者になると、神経衰弱に陥ります。
あなたの 限られた意思決定力 重要なことのために。他のすべては「満足」する必要があります。
満足とは何ですか？これは、「十分に良い」オプションをすばやく選択する技術です。そして調査によると、それが生産性への道であり、そして 幸福 。
社会心理学の最近の研究は、幸せな人はもっと持っている人ではないことを示しています。むしろ、彼らは彼らがすでに持っているものに満足している人々です。幸せな人は、知らなくても常に満足しています。ウォーレンバフェットは、極端に満足していると見なすことができます。世界で最も裕福な男性の1人であり、高速道路から1ブロックのオマハに住んでおり、50年間住んでいたのと同じ控えめな家に住んでいます…しかし、バフェットは満足していません。彼の投資戦略で;満足はあなたの最優先事項ではないことに時間を無駄にしないためのツールです。優先度の高い取り組みにとって、昔ながらの卓越性の追求は依然として正しい戦略です。
この決定により、あなたは仕事を失うことになりますか？番号？次に、「十分に良い」ソリューションを選択し、最も重要なことに焦点を合わせます。
（最も成功した人々すべてに共通していることの詳細については、をクリックしてください ここに 。）
上司の優先順位は正午に変わります。より多くのものがあなたのリストに追加され続けています。どうしてこれはあなたのよく練られた計画にモンキーレンチを投げ込むことができないのですか？
5） 'ミスター大統領、変化があった…」
最高司令官に変更が加えられると、彼の補佐官はすでにその日の計画を修正しているため、彼はシームレスにシフトします。だから彼は落ち着いている。
あなたも涼しさを保つことができますが、それはもう少し努力が必要です。新しいことが起こり、優先順位が変わり、処理して適応する必要があります。
常にノートブックを準備して、新しいアイデアややることをキャプチャできるようにしてください。
そして、一日中、大きな頭脳のダンプからリストを再構築するトリアージと「アクティブソート」の瞬間が必要です。
「あなたの脳は、あなたのすべてのコミットメントと活動に一貫して関与する必要があります」とアレンは言います。 「あなたはあなたがしなければならないことをしていること、そしてあなたがしていないことをしなくても大丈夫であることを確信しなければなりません。それがあなたの心にあるなら、あなたの心ははっきりしていません。未完成だと思うものはすべて、心の外にある信頼できるシステムに取り込む必要があります…」その信頼できるシステムはそれを書き留めることです。
リストを更新したら、 アイゼンハワーマトリックス 。
すべてがどのカテゴリに当てはまるかがわかっている場合は、優先的にリストを攻撃できます。
（海軍シール、宇宙飛行士、侍が適切な決定を下す方法の詳細については、をクリックしてください ここに 。）
さて、あなたはあなたのスケジュールのマスターであり、あなたの心は空であり、あなたは集中する準備ができています…さて、何ですか？
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6）「戦争室」を持っている
大統領の机の写真を見たことがありますか？たくさんの紙と1000のランダムなポストイットがありますか？番号。
調査によると、自然災害の余波のように見える机 集中力を低下させる 。
きちんとしたフリークである必要はありませんが、計画をやめてVIPになるときが来たら、 焦点を合わせるために設計された別の作業領域があります。
海馬の自然なスタイルのメモリストレージを活用する1つの方法は、私たちが行うさまざまな種類の作業のためにさまざまな作業スペースを作成することです。ただし、小切手帳のバランス調整、上司からのメールへの返信、オンライン購入、ピアノを弾く猫の動画の視聴、愛する人の写真の保存、お気に入りの音楽の再生、請求書の支払いなどには、同じコンピューター画面を使用します。毎日のニュースを読んでいます。すべてを思い出せないのも不思議ではありません。脳は、1か所にそれほど多くの情報を保持するように設計されていませんでした…神経内科医で作家のオリバーサックスはさらに進んでいます。またはそれぞれの家のテーブルまたはセクション。別のスペースに足を踏み入れるだけで、脳のリセットボタンが押され、より生産的で創造的な思考が可能になります。
生産性の第一人者によると ティム・フェリス 、 焦点は、気を散らすものを取り除くことの産物にすぎません。
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したがって、VIP作業領域にVIPが必要とするものを持たせる必要があります。何もありません。
そのコントロールを得るための認知心理学における密接な発見は、あなたが定期的に必要とするものを目に見えるようにし、あなたが必要としないものを隠すことです。
私はすでに泣き言を聞くことができます： しかし、私には2つのオフィスがありません。かろうじて持っています！
これは不動産に関するものではなく、精神的な空間に関するものです。 あなたの机はあなたが計画する場所であることができます、しかしVIPはソファで働きます。
または、デスクトップコンピューターは準備用ですが、VIPはiPadで動作します（Facebook、Twitterなどのアプリが意図的に不足しています）
VIPの仕事をするときは、仕事を成し遂げるために必要なすべてのものが必要です。それ以外は何も必要ありません。
あなたの身近な環境は あなたがする必要があることを簡単にし、あなたが一生懸命する必要がないことをする 。
（成功した人々が自分自身を素晴らしいものにするために使用するその他のトリックについては、をクリックしてください ここに 。）
では、どうすればこれらすべてをまとめることができますか？
まとめる
最高司令官のように組織的で落ち着くためのステップ：
- やることを頭から離れて1つのドキュメントにまとめましょう。
- カレンダーをロックしてアラームを設定すると、次に何をするかを考える必要がなくなります。
- 「バッチ処理」とフィルターを使用して、必要なときにだけ必要な情報を取得できるようにします。
- あなたが大きなものに集中できるように、小さな決定で「十分に良い」を選んでください。
- 新しいアイテムを定期的にキャプチャ、トリアージ、優先順位付けします。
- 必要なものだけを含む「戦争室」を用意します。
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以前は、秘書が1日中電話を注意深く監視する必要がありました…その後、留守番電話とボイスメールが届きました。
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最初は大変です。そして、はい、あなたはつまずきます。微調整してカスタマイズする必要があります。しかし、時間の経過とともに、機能するパーソナルシステムが進化します。
そして、すべてのVIPが知っている教訓を学びます。
管理することを学ぶのが最も難しいのはあなた自身です 。しかし、それを処理できれば、何でも処理できます。
この作品はもともとに登場しました 間違った木を吠える 。
この物語はもともと登場しました モットー