180822-電子メール-応答クレジット：-goldy—ゲッティイメージズ/ iStockphotoあなたは、同僚、上司、見込み客、クライアント、潜在的な雇用主からの返事を待っています。
久しぶりです。ジャンクフォルダを確認しました。そこには何もありません。
彼らはわざとあなたを避けていますか？彼らは忘れましたか？いいえですか？彼らはあなたが提案したアイデアを嫌いですか？彼らはあなたを憎んでいますか？確かに知っているのは、答えが欲しいということだけですが、強引なものとして出くわしたくないのです。
それで、あなたはそれらにそれらの3つの致命的な言葉でメモを落とします： チェックインするだけです。
「請求書を受け取ったかどうかを確認するためにチェックインするだけです。」
「私が求めたレポートを完了したかどうかを確認するためにチェックインするだけです。」
「チェックインするだけで、会議に参加していることを確認できます。」
「チェックインするだけです—これを入手しましたか？私と会うことができますか？」
「チェックインするだけ」と言うとき、私たちは本当のメッセージを和らげようとしています。「私を無視しないでください。もう答えが必要です！」
それは穏やかであることを意味しますが、「チェックインするだけ」は不誠実なものとして出くわします。 「ジャスト」は、私たちが言わなければならないことを最小限に抑えるために私たちが習慣的に使用する言葉です。そして、「チェックイン」には、カジュアルで「大したことはない」というアンダートーンがあります。一緒に、あなたが明らかに何かが欲しいとき、フレーズは間違って鳴ります。
では、受動的攻撃的なナグになることなく、どのようにフォローアップできますか？完璧なフォローアップメールを作成する手順は次のとおりです。
他の人の立場になってください。
自分の受信トレイに返信を待っているアイテムはいくつありますか？みんな忙しい。物事は亀裂を通り抜けます。この人の注意は無数の異なる方法に分割されており、おそらくあなたからの親切なリマインダーを気にしないことを忘れないでください。
私の友人であるジャーナリスト（私たちは彼女をリサと呼びます）は最近、この視点の転換が役に立ったと感じました。彼女は一流の雑誌編集者との会議を予定していたため落胆し、編集者は3回キャンセルしました。
リサは、スケジュールの変更を求める最後の2通のメールからの返信を待っていました。サイコのように出くわすことなく3回目のフォローアップを行うにはどうすればよいか考えていました。 「まず第一に、私はリサに言った、「あなたが会う価値がないと判断するのではなく、編集者は単に人間であると仮定しましょう。」
人間であることは、あなたが次のことを示しています。
- メールをチェックすることに夢中になっています。その多くは食料品店に並んでいるときに開き、通常は未読としてフラグを立てますが、特にレジ係が「次の顧客」と叫んでいることに気付いた場合は、それを忘れることもあります。デスクに戻ったときにそのメールに返信するつもりだったとしても、新しいメールの下に埋もれてしまいます。
- すべてのものに圧倒されました。
- 誰かが罪悪感のない方法であなたに答えを待っていることを思い出させたとき、イライラするのではなく、感謝します。
「それで気分が良くなる」とリサは言った。 「それで、「ねえ、チェックインするだけ？」のようなことを言うべきですか？
私はリサのためにもっと効果的だと思う何かを書きました：
こんにちは[名]、
[ナッジ、ナグ、ペスト]になるリスクを冒して、これを受信トレイの一番上に戻します。
私はあなたが去る前にあなたがどれだけ成し遂げなければならないかを知っています、そして私はその時にあなたの前で私の考えを得ることができることを願っています。
対面の会議を今すぐスケジュールするのが難しい場合、電話に飛び乗る方が簡単でしょうか？必要なのは[number]分だけで、いつでもご利用いただけます。
お返事をお待ちしております。
本当にありがとう、
リサ
動いた！リサは編集者から返事を聞き、会議にスコアを付けました。
率直に、しかし理解してください。
「チェックインするだけ」と言うのではなく、より本物だと感じるオプションがいくつかあります。一人一人が、非難することなく思い出させるという重要な仕事をします。いくつかはよりボタンで留められ、いくつかはより馴染みがあります。受信者との関係に基づいて1つを選択してください。
- 私は、あなたがこれについて考える機会があったかどうかを確認するために戻ってきました。
- これを受信トレイの一番上に戻します。
- 私はあなたがあなたの皿にどれだけ持っているか知っているので、私はこれをあなたの前に再び置きます、そしてあなたのテイクが大好きです。
- この[アイデア、問題、プロジェクト、イベント]についてあなたと連絡を取りたいと思いました。
- [熱心、ナグ、ナッジ]になるリスクを冒して、私は再び受信トレイに飛び込んで、これを前進させることができるかどうかを確認します。
- 今があなたと一緒に戻るのにふさわしい時期であることを願っています。
- この会話を取り戻す良い機会になることを願っています。
- こんにちは！これについてもう一度バグを報告するためにここにいます。
簡単な答え、アウト、または代替案を提供します。
多くの場合、長くて思慮深い回答が必要なため、人々はメールに回答しません。これらのオプションのいずれかを使用して、応答をできるだけ単純にします。
- 対面式の会議を今すぐスケジュールするのが難しい場合、[10、20、30]分間電話に飛び乗る方が簡単でしょうか。
- 今が良い時期ではない場合は、来週また喜んでフォローアップします。それで問題が解決した場合は、「はい、来週」と返信してください。確認させていただきます。
- 今週返信がない場合は、今のところパスと見なします。
- 私がこれを指示する必要がある他の誰かがいる場合は、私に名前を撃ってください、そして私は喜んでそれを彼らと一緒に取り上げます（私はあなたを前後から除外することを約束します）。
これらのフレーズは、関連するフォローアップメールの送信側と受信側の両方で私を助けてくれました 私のコピーライティングビジネス 。
それでも問題が解決しない場合は、これらの空欄に記入してください。
おそらく今すぐフォローアップする必要のあるメールがあるので、ここに、やることリストからそれをクリアするために使用できるテンプレートがあります。
こんにちは[名]、
[しつこい、あなたを悩ませ、あなたを狂わせ、過度に粘り強く]の危険を冒して、私は[戻って、フォローアップし、これを受信トレイの一番上に移動し、これを再びあなたの前に置き、元気にあなたを追い詰めます]。
あなたがどれだけ忙しいのか知っています[可能であれば具体的な詳細を記入してください]。
[オプション：次のように褒め言葉を追加します：ちなみに、私はあなたの最近の投稿、トーク、インタビューが大好きでした。とても刺激的です！]
これをできるだけ簡単にしたいと思います。 [別のコミュニケーション方法を提案する]とよいでしょうか。
お返事をお待ちしております。 [オプション：次のような簡単な方法を提供します。そうでない場合は、今のところパスだと思います。または、今が良い時期ではない場合は、言葉を言って、来月戻ってきます。]
持続性と忍耐のバランスを取ります。
特にあなたがそうするように指示した場合は、フォローアップすることは常に問題ありません。しかし、その前に、次の質問を検討してください。今すぐ回答を得ることが本当に緊急なのか、それともただ 欲しいです 1？自分でチェックインすると便利です。
「チェックインするだけ」とは言わないでください。