看板は、2010年10月13日に、カリフォルニア州マウンテンビューにあるGoogleInc。本社の外に表示されます。クレジット：ブルームバーグ/ゲッティイメージズインターネット世紀のコミュニケーションは通常、電子メールを使用することを意味し、電子メールは非常に便利で強力であるにもかかわらず、楽観的で幸せな人間に重大な恐怖を引き起こすことがよくあります。その予感を和らげるための私たちの個人的なルールは次のとおりです。
1.1。 迅速に対応します。 メールに迅速に返信できる人もいれば、できない人もいます。前者の一人になるように努力してください。私たちが知っている最高の、そして最も忙しい人々のほとんどは、私たちや選ばれた少数の送信者だけでなく、すべての人に対して、彼らの電子メールに迅速に対応します。応答性が高いと、ポジティブなコミュニケーションフィードバックループが設定され、チームや同僚が重要な議論や決定にあなたを含める可能性が高くなります。また、全員に応答することで、確立しようとしているフラットで実力主義の文化が強化されます。これらの応答は非常に短い場合があります—「わかった」は私たちのお気に入りです。また、迅速に対応する能力に自信がある場合は、無回答の意味を正確に伝えることができます。私たちの場合、それは通常「それを手に入れて続行します」。ほとんどの人からの無応答の意味よりも優れています： '私は圧倒され、いつ、または私があなたのメモに到達するかどうかわからないので、私のフィードバックが必要な場合は、ただ待っている必要がありますしばらく長くなります。さらに、私はあなたが好きではありません。」
二。 メールを書くとき、すべての単語が重要であり、役に立たない散文は重要ではありません。あなたの配達で鮮明になりなさい。 問題を説明している場合は、それを明確に定義してください。これをうまく行うには、より多くの時間が必要です。ドラフトを作成してからそれを確認し、不要な単語を削除する必要があります。作家としての彼の成功についての質問に対する故小説家エルモア・レナードの回答について考えてみてください。「私は人々がスキップする部分を省略します。」ほとんどの電子メールは、人々がスキップできるものでいっぱいです。
3.3。 受信トレイを常にクリーンアップします。 次に返信するメールを決定するために、受信トレイを確認するのにどのくらいの時間を費やしますか？すでに読んだメールを開いて読むのにどのくらいの時間を費やしますか？受信トレイ内のどのアイテムを次に攻撃する必要があるかを考えるのに費やすときはいつでも、時間の無駄です。すでに読んだ（そして行動に失敗した）メッセージを読み直すのに費やすときはいつでも同じです。
新しいメッセージを開くときは、いくつかのオプションがあります。十分に読んで、読む必要がないことを理解するか、読んですぐに行動するか、読んで後で行動するか、後で読むか（読む価値はありますが）緊急ではなく、現時点では読むには長すぎます）。これらのオプションからすぐに選択してください。最初の2つに強い偏見があります。古いOHIOの頭字語を覚えておいてください：一度だけ保持してください。メモを読んで何をする必要があるかがわかっている場合は、すぐに実行してください。そうでなければ、あなたはそれを読み直すことに自分自身を運命づけています、それは100パーセント無駄な時間です。
これをうまく行うと、受信トレイは複雑な問題、より深く考える必要があるもの（これらのメールに「アクションを実行する」というラベルを付けるか、Gmailでスター付きとしてマークする）のみのやることリストになります。 '後でお手入れできるアイテム。
肥大化が単に受信トレイから「アクションを実行」フォルダに転送されないようにするには、アクションアイテムを毎日クリーンアップする必要があります。これはこんばんはの活動です。ゼロアイテムが目標ですが、5未満のものは妥当です。そうしないと、後で見るべきものの長いリストのどれを見つけようとして時間を無駄にするでしょう。
四。 電子メールをLIFOの順序で処理します（後入れ先出し）。古いものは他の誰かに面倒を見てもらうことがあります。
5.5。 あなたはルーターであることを忘れないでください。 役立つ情報が記載されたメモを受け取ったら、他に誰が役立つと思うかを検討してください。一日の終わりに、受け取ったメールを頭の中で確認し、「何を転送すべきだったのに、転送しなかったのか」と自問してください。
6.6。 bcc（ブラインドコピー）機能を使用するときは、その理由を自問してください。 答えはほとんどの場合、あなたが何かを隠そうとしているということです。それは逆効果であり、透明な文化の中で潜在的に巧妙です。それがあなたの答えである場合は、その人を公然とコピーするか、まったくコピーしないでください。 bcc機能の使用をお勧めするのは、メールスレッドから誰かを削除するときだけです。長い一連の電子メールに「全員に返信」する場合は、スレッドに関係のない人をbccフィールドに移動し、メモのテキストにこれを行っていることを伝えます。関係のないメモが1つ少なくなり、受信トレイが乱雑になるので安心します。
7。 怒鳴らないでください。 怒鳴る必要がある場合は、直接行ってください。電子的にそれを行うのは非常に簡単です。
8.8。 リクエストのフォローアップを簡単にします。 追跡したいアクションアイテムを持っている人にメモを送るときは、自分をコピーして、メモに「フォローアップ」というラベルを付けます。これにより、まだ行われていないことを簡単に見つけてフォローアップできます。 「これは完了しましたか？」という新しいイントロを付けて、元のメモを再送信するだけです。
9.9。 あなたの将来の自己検索を助けてください。後で思い出したいと思うものを見つけたら、その内容を説明するいくつかのキーワードと一緒に自分自身に転送してください。 自分で考えてみてください。後でこれをどのように検索しますか？その後、後で検索するときに、おそらく同じ検索用語を使用します。これはメールだけでなく、重要なドキュメントにも便利です。ジョナサンは家族のパスポート、免許証、健康保険証をスキャンし、説明的なキーワードとともに自分宛てにメールで送信します。旅行中にこれらのもののいずれかが失われた場合、コピーはどのブラウザからでも簡単に取得できます。
本から抜粋 グーグルのしくみ エリック・シュミットとジョナサン・ローゼンバーグ、アラン・イーグル。 ©2014by
この物語はもともと登場しました 時間